会社名の表記がそろっていないために、書類が受理されない

どういう形で表面化するか

提出した書類について「名称が一致しない」という指摘が返ってきます。どの書類のどの箇所かが具体的に示されないことも多く、日本側では何が問題なのか分からないまま時間が過ぎます。

中国側で何が起きているか

中国側の確認は、登記されている名称との文字単位の照合です。英語の通称、略称、大文字小文字の違い、株式会社を Co., Ltd. と書くか Corporation と書くか——日本側では同じ会社を指す表記でも、照合の段階では別の文字列として扱われます。日本語の社名を中国語でどう書くかも同様で、漢字をそのまま使うのか、音訳するのかで表記が分かれます。一度決めた表記を全書類で通すことが前提になっており、書類ごとに担当者が違うと表記が割れます。

事前にできること

• 社名の中国語表記を最初に一つ決め、以降の全書類でその表記のみを使う
• 英語表記も同様に一つに固定する。カタログの表記と申請書の表記が違わないようにする
• 登記されている名称の正式な表記を、書類作成の前に確認する
• 住所も同じ扱い。省略形にせず、登記どおりの表記を用いる
• 書類ごとに担当者が分かれる場合、表記の一覧を先に共有しておく