「登録」と「届出」を取り違えて、必要な書類が揃わない

どういう形で表面化するか

準備した書類を提出したところ、想定より多くの資料を求められる、あるいは想定していた期間で終わらない。そもそも窓口が違っていた、ということもあります。

中国側で何が起きているか

中国の行政手続では、審査を経て許可される手続きと、届け出て受理される手続きが制度上分かれています。必要書類も、所要期間も、変更時の扱いも異なります。日本語の資料や翻訳文で両方が「登録」と書かれていると、日本側は同じ手続きだと理解したまま準備を進めます。取り違えに気づくのは、たいてい提出してからです。

事前にできること

• 中国側から届く原文で、どちらの語が使われているかを必ず確認する
• 日本語の資料を作る際、二つを別の語として訳し分けておく
• 手続きの種類によって必要書類の一覧が変わることを、計画段階で前提に置く
• 現地代理人に確認する際は、日本語の「登録」ではなく中国語の原語で尋ねる